Workflow-Management

Das Wissen um bestmögliche Prozesse ("Best Practices") und ihre praktische Umsetzung zählen zu den wichtigsten Wettbewerbsfaktoren eines Unternehmens. Prozesse bestimmen Durchlaufzeiten, die Ergebnisqualität und oft auch unmittelbar die Kosten. Hier bieten gewohnte Verfahrensweisen, wie z. B. papiergebundene Änderungsumläufe oder komplette Verfahrensdokumentationen ohne Praxisbezug, noch hohes Verbesserungspotenzial.

Für schematische Vorgänge werden schon länger Workflow-Management-Systeme eingesetzt. Die Entwicklung komplexer Produkte stellt jedoch einen ungleich höheren Anspruch an eine effektive Unterstützung. Produktentwicklungsprozesse kennzeichnen z.B. ihr starker Projektcharakter, nicht bis ins Detail benennbare Teilziele und -ergebnisse und ein hohes Maß an Parallelität. Nicht vorhergesehene Änderungen und Korrekturen im Projektverlauf sind gang und gäbe. Herkömmliche Workflow-Management-Systeme stoßen hier an ihre Grenzen.

Eine für die Produktentwicklung geeignete Lösung sollte deshalb durch folgende Eigenschaften gekennzeichnet sein:

• Berücksichtigung und Verfügbarkeit der Arbeitsgegenstände wie Dokumente, Artikel usw. unmittelbar im Prozessablauf
• Darstellung und Kontrolle des Zustands der Arbeitsgegenstände, anhand so genannter Object Lifecycles
• einfache und situationsbedingt auch ad-hoc durch Anwender zu beschreibende Vorgänge
• die Verbindung zum Projektablaufplan
• ein Aufgabenmanagement, das die Anwender unabhängig vom Aufgabenursprung, wie z.B. einer Projektaufgabe, einem offenen Punkt, einem Vorgangsschritt usw., unterstützt.

Die Workflow-Architektur von CIM DATABASE berücksichtigt diese Anforderungen durch seine Elemente Object Lifecycle, Managed Processes und Task Management in systematischer Weise.

Object Lifecycle

Für viele Gegenstände in der Produktentwicklung, wie z.B. Dokumente, Artikel, Projekte, offene Punkte usw., sind die Beschreibung und die Kenntnis ihres Zustands bzw. Status entscheidend für ihre weitere Verwendung. Der Lifecycle in Form eines Statusnetzes beschreibt den Werdegang eines solchen Gegenstands von seiner Erzeugung bis zu seiner „außer-Dienst-Stellung“. Ein Object Lifecycle eines einfachen Projektdokuments ist z.B. in Bearbeitung → in Prüfung → freigegeben. Mit einem Object Lifecycle und dem jeweiligen Status sind zahlreiche Eigenschaften, wie z.B. seine Zugriffsrechte, notwendige beschreibende Attribute, Verteilerlisten usw., verbunden. 

Mit CIM DATABASE können darüber hinaus unter anderem

• beliebigen Gegenstandsklassen ein Object Lifecycle zugewiesen werden
• unterschiedliche Lifecylces abhängig von den Gegenstandseigenschaften, wie z.B. Vertraulichkeitsstufen, verwendet werden
• Regeln zur Zugriffsteuerung in einfachster Weise anhand des jeweiligen Status ausgelegt werden
• automatisiert Benachrichtigungen an vordefinierte oder ad-hoc bestimmte Verteiler gesendet werden.

CIM DATABASE ermöglicht damit die universelle und sehr flexible Gestaltung und Nutzung von Object Lifecylces.

Managed Processes

Ein CIM DATABASE Managed Process beschreibt die Aufgaben und ihre Zusammenhänge in einem Vorgang und macht diesen kontrolliert und sicher ausführbar. Solche Vorgänge oder Prozesse können aus wenigen Aufgaben bestehen, wie z.B. die Genehmigung einer Beschaffung, oder auch sehr umfangreich sein, wie z.B. im Falle der Validierung und der disziplin- und standortübergreifenden Freigabe von Produktänderungen. Ein Prozess kann im Prinzip beliebig viele Arbeitsgegenstände beinhalten. Aufgaben können sequenziell, aber auch parallel abgearbeitet werden usw. Ein Managed Process beschreibt also Aufgaben und ihre einen Prozess formenden Zusammenhänge, während ein Object Lifecyle einen einzelnen Gegenstand und seine möglichen Zustände bestimmt.

Mit Managed Processes steht also ein universelles und mächtiges Instrument zur Verfügung, um einfache oder auch komplexe Vorgänge sicher und mit den Vorteilen einer computergestützten Arbeitsweise im Team auszuführen.

Task Management

Aufgaben („Tasks“) sind grundlegende Bausteine eines Prozesses, eines Projekts, von offene-Punkte-Listen usw. Aufgaben legen fest, wer was bis wann erledigen soll. Sie bilden das Fundament jeder zielgerichteten, arbeitsteiligen Teamarbeit. Die Entwicklung eines Produkts ist gekennzeichnet durch eine Fülle von Aufgaben, die sich aus dem Projektplan, Prüf- und Freigabevorgängen, dem Engineering Change Management usw. ergeben. Die Steuerung und Kontrolle des Gesamtprozesses, aber auch der Bedarf der Aufgabenverantwortlichen nach Transparenz, erfordern geeignete Instrumente. Herkömmliche Verfahren, wie in EXCEL-Tabellen geführte To-Do-Listen, persönlichen Aufgaben in Outlook, E-Mail-Benachrichtigungen usw. ,greifen dabei viel zu kurz. Notwendig ist eine auf die Belange der Produktentwicklung ausgerichtete Lösung, die sich an der dokument-, teile- und projektorientierten Arbeitsweise orientiert und auch in Multi-Projektumgebungen effizient funktioniert.

Das CIM DATABASE Task Management ist voll integrierbar mit den anderen Bausteinen des CIM DATABASE Workflow-Managements. Vorgänge sind damit über alle Gestaltungsebenen von der Planung über die Steuerung, das Controlling und die eigentliche Ausführung grundsätzlich abbildbar.

Nutzen

Die systematische Unterstützung der Vorgänge im Produktentwicklungsprozess bietet Unternehmen einen hohen Nutzen, wenn es gelingt, das kreative und innovative Potenzial ihrer Mitarbeiter mit einem möglichst effektiven und effizienten Vorgehen zu verbinden. Die Vorteile sind unter anderem

• Beschleunigung der Prozesse durch Verzicht auf papiergebundene und sequenzielle Abläufe zugunsten von parallel ausführbaren „digitalen“ Vorgängen
• Einhaltung („Compliance“) und Durchsetzung von verbindlichen Verfahrensweisen und Richtlinien
• Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung des Prozess-Know-hows anhand von Templates
• die automatisch verfügbare Dokumentation und Nachweisfähigkeit bis hin zur Geltungssicherheit der entstehenden Dokumente und Arbeitsergebnisse
• Unterstützung bei Routinetätigkeiten wie Benachrichtigungen, automatische angestoßene Freigaben, automatisch erstellte Unterlagen, wie eine Engineering Change Notification, usw.
• Grundlage für strategisches Controlling und Prozessoptimierung, indem Eigenschaften und Kennzahlen der individuellen Vorgänge einfach erfasst werden können.