Dokumentenmanagement
Dank moderner CAD- und Office-Programme werden Dokumente heute intensiv in elektronischer Form zur Kommunikation und Dokumentation genutzt. Sie dienen als Wissensspeicher, Beleg und Bindeglied in Geschäftsprozessen. Allein in der Produktentwicklung geht die Anzahl der Dokumente oft in die zehn- oder hunderttausende. Typische Zahlen sind z.B. 400.000 Zeichnungen im digitalen Archiv eines Anlagenbauers oder 1.000.000 Projekt- und CAD-Dokumente bei einem Automobilzulieferer.
Klassische Probleme, die mit einer solchen intensiven Nutzung einhergehen, sind Informationsinseln durch persönliche oder individuelle Ablagesysteme, schlecht synchronisierte Prozesse, mangelnde Nachvollziehbarkeit und Belegführung usw.
Funktionen
Offensichtlich stellt ein effizientes Dokumentenmanagement umgekehrt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. CIM DATABASE unterstützt
- Multimedia-, Office-, E-Mail- und CAD-Dokumente inkl. Vorlagenmanagement
- einfache Nutzung im Windows-Desktop
- mächtige Suchfunktionen inkl. Volltextrecherche
- Versionskontrolle und Workflows zur gezielten Freigabe und Geltungssicherheit
- einfache Verbindung zu anderen Geschäftsobjekten wie Projekt, Artikel, Stückliste, Change Request usw.
- Integration in andere Unternehmensanwendungen wie MS Outlook und Lotus Notes
- Nutzung und Synchronisation von offline-Dokumenten
- automatische Erstellung von Archivformaten wie PDF und weltweite Beauskunftung via Web-Client und vieles mehr.
Nutzen
Systematisches Dokumentenmanagement sichert hohen Nutzen durch
- Verkürzung der Zugriffs- und Ablagezeiten, Reduzierung der Transportzeiten, Einsparung von Sachkosten und schnellere Bearbeitung durch Automatisierung der Prozessabläufe und Reduzierung der Arbeitsschritte
- Erschließung und bessere Nutzung des vorhandenen Know-hows; höhere Qualität durch höhere Zuverlässigkeit und Aktualität der Unterlagen
- Erfüllung rechtlicher Anforderungen zur Produkthaftung; Dokumentenmanagement als Katalysator für andere Bereiche wie BPR, TQM, Kaizen etc.
